Wat is een digitaal toegankelijke pdf en voor wie maak je die?

Vrouw zit met laptop op de bank. Op tafel een stapeltje boeken.
Digitaal toegankelijke content, wat houdt dat in? Zijn er richtlijnen of verplichtingen over hoe je zo'n pdf maakt? Is een toegankelijke pdf net zoiets als een drukwerk pdf? Waar moet je allemaal rekening mee houden in je brondocument? Allemaal vragen die ik voor je beantwoord in dit blog.

Inhoudsopgave van dit blog

Wat is ‘digitaal toegankelijk’ 

Toegankelijk betekent ‘voor iedereen bruikbaar’. Denk dan bijvoorbeeld aan een gebouw waar iemand met een rolstoel via een helling binnen kan komen. Dit is dus een toegankelijk gebouw. Wanneer je het over digitale toegankelijkheid hebt wil dat zeggen dat iedereen websites, apps en online documenten zoals pdf’s moet kunnen gebruiken. Dit heet dus een digitaal toegankelijke pdf.

Accessibility

Vaak wordt het Engelse begrip ‘digital of online accessibility’ gebruikt. Omdat er tussen de A en de Y 11 letters staan wordt ook wel de afkorting A11Y gebruikt. Net zoiets als B2B Business to Business betekent en 3W is het world wide web. Wanneer je op het internet zoekt naar accessibility kun je deze afkorting dus ook tegenkomen.  

WCAG

Uit een wereldwijd onderzoek is gebleken dat ongeveer 20% van de bevolking een tijdelijke of permanente functiebeperking heeft. Een functiebeperking is een ander woord voor het hebben van een aandoening of handicap. Denk aan bijvoorbeeld mensen die slechtziend of blind zijn, mensen die een motorische handicap hebben of kleurenblind zijn.

Door het Tijdelijk Besluit Digitale Toegankelijkheid Overheid is vanaf 2018 het toegankelijk maken van websites een wettelijke verplichting voor alle overheidsorganisaties. Zij moeten voldoen aan de wereldwijd geldende WCAG-richtlijnen: de Web Content Accessibility Guidelines. Wanneer ze deze richtlijnen volgen bij het maken van content voor de website is deze voor iedereen bruikbaar. 

Vrouw met in haar hand een kop koffie en op schoot een laptop. Hierop een tekening van een man met een document in zijn hand en het accessibility-logo en een digitaal toegankelijke pdf.

Voor de overheid is het al verplicht, maar… voor jouw klanten zou het ook heel fijn zijn wanneer de digitale weggever die ze kunnen downloaden, de pdf met uitleg over een bepaald onderwerp van jouw bedrijf of het werkboek dat je gebruikt bij de Facebook challenge ook voor iedereen bruikbaar, leesbaar en toegankelijk is!

Een pdf maken en delen

Toegankelijke content die je kunt downloaden vanaf een website is vaak in de vorm van een pdf. Pdf is de afkorting van Portable Document Format. Je maakt een document dat je daarna bewaart als pdf. Hierdoor word er een elektronische versie gemaakt die je heel makkelijk kunt delen via mail of op een website kunt plaatsen. Een pdf kun je ook versturen en printen. En dit alles zonder dat iemand het origineel aan kan passen. 

Bruikbaar en dus digitaal toegankelijk

Een gewone pdf is in veel gevallen lastig te gebruiken voor mensen met een beperking.
Wanneer een pdf toegankelijk is gemaakt kunnen bijvoorbeeld mensen die blind zijn de tekst beluisteren via hun eigen spraaksoftware. Slechtzienden kunnen de grootte van de letters en de flow aanpassen met een screenreader zodat het voor hen makkelijker te lezen is. Iemand die geen muis kan gebruiken kan met de pijltjestoetsen door een toegankelijke pdf ‘wandelen’. 

Maar ook zonder functiebeperking is het fijn waneer informatie toegankelijk is gemaakt. 

Toegankelijke content maakt je website beter vindbaar door de onderliggende codes en metadata. Hierdoor kunnen zoekmachines de content beter indexeren. Het gebruik van goede contrast tussen de letters en de achtergrond is handig wanneer je buiten bent en op je smartphone iets leest. In een drukke coupé kun je een pdf voor laten lezen en beluisteren via je oortjes. 

DUS: iedereen kan jouw pdf’s gebruiken wanneer deze toegankelijk zijn gemaakt!

Wat is er anders bij een ‘online pdf’ ten opzichte van een ‘drukwerk pdf’?

Een online pdf bestaat uit twee lagen. De laag die je ziet op je scherm wanneer je de pdf maakt. Dit is de laag met afbeeldingen, teksten en koppelingen die je maakt in bijvoorbeeld Word, InDesign of Google Docs.
De tweede laag is een laag met codes. Deze laag is typerend voor de online pdf. Deze codes zorgen er namelijk voor dat de pdf gelezen kan worden door hulpprogramma’s.

Daarnaast bevat een toegankelijke pdf metadata waarin de titel en de taal van het document staat. Het is natuurlijk fijn dat een Nederlands document ook als Nederlands wordt voorgelezen. En niet met een Engels accent.

Hoe maak je een pdf digitaal toegankelijk?

Begin bij het bronbestand

Voordat je een voor iedereen te gebruiken pdf kan maken moet je in het bronbestand, het originele document, rekening houden met een aantal verschillende zaken. Enkele daarvan zijn:

  • Contrastgebruik
    Voor slechtzienden of mensen die kleurenblind zijn is het contrast tussen letters en de kleur van de ondergrond van groot belang. Ook zo bij afbeeldingen, illustraties en tabellen. Lichte letters moeten op een donkere achtergrond geplaatst worden, donkere letters op een lichte achtergrond.
  • Alt-tekst
    Afbeeldingen moet je voorzien van een alt-tekst: een alternatieve tekst. Deze tekst kan voorgelezen worden zodat de gebruiker hoort wat er op de afbeelding te zien is.
    Lees hierover ook het blog dat Marrit van Woordprikkels schreef: ‘Alt-tekst, wat is dat en hoe schrijf je een goede?’
  • Logische structuur
    Gebruik voor een logische structuur alineastijlen voor koppen, bodytekst, lijsten en tabellen.
  • Navigatie
    Navigeren door een langer document gaat eenvoudiger wanneer je in het document links en bladwijzers gebruikt. Ook een inhoudsopgave met links is fijn voor de gebruiker.
  • Labelen
    Velden in een tabel of formulier moeten een label meekrijgen zodat een screenreader de inhoud kan begrijpen en kan voorlezen in de goede volgorde.

Hoe beter de structuur van je bronbestand is,
hoe makkelijker het is om een toegankelijke pdf te maken

Adobe Acrobat PRO DC

In het programma Acrobat pro dc kun je met het onderdeel ‘toegankelijkheid’ de pdf controleren en compleet maken. De leesvolgorde en de gebruikte tags kun je hier controleren en verfijnen. Wanneer het bronbestand niet meer aanwezig is, is het zo vaak toch mogelijk om een goede online pdf te maken door de codelaag aan te passen

Vormgeving en digitaal toegankelijk maken van je content uitbesteden of zelf doen?

Er komt dus nog wel het een en ander kijken bij het maken van toegankelijke content. Wanneer je in de basis al goed bezig bent en weet waar je allemaal op moet letten is het al een stukje eenvoudiger om een pdf, ebook of weggever bruikbaar te maken voor iedereen.

Wil je ook graag mooie content op je website plaatsen die leesbaar is voor iedereen maar kom je er zelf niet aan toe, heb je geen tijd, loop je tegen een probleem aan? Neem via deze link contact met me op.

Ik maak graag jouw klanten blij met een leesbare pdf die ook nog eens goed gevonden word door Google!


FAQ

Wat kun je met een toegankelijke pdf?

Zo’n pdf kun je beluisteren via spraaksoftware. De grootte van de letters, de flow van de tekst en het contrast kan worden aangepast. Je kunt met de pijltjestoetsen door de pdf ‘wandelen‘ en zoekmachines kunnen deze vinden door de codes en metadata.

Kun je met Word een toegankelijke pdf maken?

Maak eerst een toegankelijk brondocument met Word. Let op kleurgebruik, alineastijlen, bulletpoints, contrast en voeg links toe. Exporteer als pdf met bladwijzers en labels. Controleer je pdf met bijvoorbeeld PAC2021 of de pdf voldoet aan de WCAG.

Kun je vanuit InDesign een toegankelijke pdf maken?

Je kunt in InDesign een zo toegankelijk mogelijk document maken, lettend op kleurgebruik, alineastijlen, bulletpoints, contrast etcetera. In Acrobat DC laat je de pdf checken op toegankelijkheid en stel je de tabvolgorde in.

Ben ik verplicht om mijn content toegankelijk te maken?

Door het Tijdelijk Besluit Digitale Toegankelijkheid Overheid is vanaf 2018 het toegankelijk maken van websites een wettelijke verplichting voor alle overheidsorganisaties. Daar hoort ook digitale content bij.

Hoe kan ik een pdf laten voorlezen

Vrouw met kop koffie in haar handen luistert naar een laptop doe het scherm aan haar voorleest

Je computer of telefoon heeft waarschijnlijk een voorleesfunctie. Hoe je een Apple Mac of Windows computer kan laten voorlezen heb ik uitgelegd in het blog ‘Hoe je tekst op je computerscherm kan laten voorlezen.’

0 0 stemmen
Artikelbeoordeling
Abonneer
Laat het weten als er
guest

Deze site gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.

0 Reacties
Inline feedbacks
Bekijk alle reacties

Tips, updates of nieuws in je mailbox

Mag ik je via mail inspireren met nieuwe producten, projecten of inzichten? Meld je dan aan voor mijn nieuwsbrief. Je e-mailadres is bij mij in veilige handen. Ik zal niet spammen
Ardiëlla Pijnenburg

Ardiëlla Pijnenburg

Ik help je om een mooi bedrijf op de kaart te zetten met tips om je offline bekend te maken bij je publiek. Hier vindt je tips voor het vormgeven van je drukwerk, toepassen van je huisstijl en keuzes maken in het materiaalgebruik bij je drukwerk. Online help ik je met het maken van content die toegankelijk is gemaakt en dus bereikbaar, leesbaar en vindbaar voor een breder publiek zoals mensen met een beperking tot het makkelijker gevonden worden door zoekmachines.
Ik probeer alles zo goed mogelijk uit te leggen, zonder te veel poespas.